Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

Firma IMBAstaff Sp. z o.o. (zwana dalej IMBAstaff) przywiązuje dużą wagę do ochrony Twojej prywatności, dlatego powierzone nam dane osobowe są przez nas starannie przetwarzane i chronione. Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, które dane osobowe są gromadzone, wykorzystywane i w jakim celu.

Tożsamość administratora:
Administratorem jest firma IMBAstaff Sp. z o.o. , z siedzibą w Warszawie, ul. Goławicka 9/32, 03-550 Warszawa, NIP 5242971402

Dane kontaktowe administratora:
Z administratorem danych można się skontaktować poprzez adres email kontakt@imbastaff.pl.lub pisemnie na adres siedziby administratora. Pod podanym adresem mail można się kontaktować we wszystkich sprawach, również tych dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
 

Jakie dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane przez IMBAstaff?

Dane osobowe, które zwykle gromadzi IMBAstaff, obejmują:

• Twoje imię i nazwisko, płeć, data i miejsce urodzenia, dane kontaktowe i kwalifikacje (informacje, szkolenia i staże) oraz wszelkie inne informacje wymienione w życiorysie/ CV.

• Opinie na Twój temat od naszych pracowników i osób trzecich, z którymi pracujesz lub dla których pracujesz, oraz inne oceny; jeśli wyrazisz opinię, zwykle ją przechowujemy. 

• Szczegółowe informacje na temat wszelkich ograniczeń oraz usprawnień którym musisz podlegać w miejscu pracy.

Jeśli zaczniesz pracować dla IMBAstaff, możemy również gromadzić następujące dane:

• Twoja narodowość, dane z dokumentów tożsamości tj. dowód osobisty czy paszport (ale nie ksero tych dokumentów), kopie wszelkich dokumentów potwierdzających, że możesz pracować w miejscach, w których zaczynasz pracę (wizy, zezwolenia na pracę lub pracę itp.).

• Dane dotyczące wynagrodzenia, dane rachunku bankowego, numer PESEL, grupę stawek podatkowych, numer podatku, potrącenia i wszelkie warunki wstępne.

• Dokumentacja obecności i nieobecności, czas poświęcony na zadania, szkolenia i sprawy dyscyplinarne.

• Informacje dotyczące podróży (daty podróży, numer paszportu, poniesione wydatki) w celu negocjacji, zorganizowania i zakupu wszystkich kwestii związanych z podróżą (np. rezerwacji pociągów, hoteli i wynajętych samochodów) oraz zwrotu kosztów podróży.  

Dlaczego wykorzystujemy twoje dane osobowe?

IMBAstaff zbiera, przechowuje i przetwarza dane osobowe z następujących powodów:

• Aby poprosić o informacje o dostępności dla (przyszłych) zleceń. Oznacza to, że możemy skontaktować się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub innego środka komunikacji.

• W razie potrzeby do przestrzegania obowiązków prawnych.

• Na początku pracy dla IMBAstaff:

1.  W celu przestrzegania umowy o pracę, a także wszystkich innych umów i zasad do których musi się stosować nasza umowa zlecenie lub inny stosunek umowny.

2. Aby wdrażać i ulepszać politykę zarządzania umiejętnościami pracowników.

3. Do prowadzenia innych działań HR (takich jak zarządzanie zadaniami, zarządzanie obecnością i nieobecnością, zarządzanie szkoleniami i zarządzanie ludźmi, zarządzanie kosztami i procedury dyscyplinarne).

4. Aby zachować bezpieczeństwo i ochronę ludzi, budynków firmowych, systemów i aktywów.

5. W celu zapewnienie poszanowania i zgodności z wewnętrznymi politykami i procedurami.

6. Aby zarządzać komunikacją i innymi systemami używanymi przez IMBAstaff.

7. Aby badać i reagować na incydenty i skargi.

8. W celu wypełniania obowiązków oraz współpracowania przy dochodzeniach prowadzonych przez policję, rząd lub organy nadzoru.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych:

Podczas pracy z lub za pośrednictwem IMBAstaff przetwarzanie danych osobowych do wszystkich wyżej wymienionych celów opiera się na podstawach przetwarzania, takich jak:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UEE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku.

2. W celu realizacji zawartej umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, dalej „RODO”.

3. Wykonanie umowy (cele 1 i 5-7);

4. Przetwarzanie jest wymagane w celu spełnienia obowiązków ustawowych i wykonawczych (cele 5-7);

Jak długo przechowywane są dane osobowe?

IMBAstaff może (a w niektórych przypadkach jest do tego prawnie zobowiązany w zależności od rodzaju danych) przechowywać Twoje dane przez wiele lat po zakończeniu stosunku pracy z nami. Zasadniczo przechowujemy dane dotyczące podatków i umowy (zatrudnienia), dane finansowe (w tym dane płacowe oraz szczegóły dotyczące Twojego wynagrodzenia itp.) 7 lat, a inne dane osobowe 2 lata. Nie przechowujemy danych osobowych dłużej, niż jest to uzasadnione.

 

Czy przekazujemy Twoje dane osobowe stronom trzecim?

IMBAstaff nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie dzierżawi żadnych danych osobowych stronom trzecim. IMBAstaff nigdy nie ujawni danych osobowych bez uprzedniego powiadomienia, chyba że jest to wymagane przez prawo lub gdy jest to konieczne do świadczenia usługi na rzecz klienta (klientów).

Odbiorcami Twoich danych osobowych (opisanymi szczegółowo poniżej) są nasi pracownicy administracyjni, współpracownicy oraz ewentualni podwykonawcy, którzy współpracują z nami. Dane te również mogą być przekazane instytucjom określonym przez przepisy prawa np. Urząd Skarbowy, ZUS, lub innym, a także podmiotom współpracującym z IMBAstaff  w szczególności świadczącym usługi doradcze, prawne i informatyczne.

Udostępniamy dane osobowe tylko w razie potrzeby. Robimy to w następujących okolicznościach:

Dostawcy:
Mamy dostawców, którzy wykonują prace administracyjne i operacyjne, aby wspierać nasze relacje z Tobą i naszymi klientami. Współpracujemy z Sinch. Sinch przechowuje dane, aby pomóc nam w zarządzaniu godzinami, rozwijaniu umiejętności i planowaniu.

Innymi przykładami są menadżerowie witryn (którzy nadzorują fizyczne bezpieczeństwo lokali / terenów (biznesowych) iz tego powodu muszą wiedzieć, komu należy zapewnić dostęp), dostawcy usług związanych z zasobami ludzkimi (którzy w imieniu naszego przetwarzania wynagrodzeń lub uzupełniającego warunki zatrudnienia), takie jak usługi gastronomiczne w miejscu pracy dla pracowników i współpracowników), dostawcy usług finansowych i administracyjnych na zapleczu.

Wszyscy dostawcy, którzy mają dostęp do danych osobowych, są zobowiązani umownymi i innymi zobowiązaniami prawnymi do poufnego traktowania Twoich danych i szanowania Twojej prywatności oraz mają dostęp tylko do danych potrzebnych do wykonywania swojej pracy.

Klienci:
Udostępniamy Twoje imię i nazwisko, numer telefonu oraz ewentualnie adres e-mail, aby klienci mogli Cię zarejestrować ze względów bezpieczeństwa lub skontaktować się z Tobą, jeśli jest to konieczne do wykonania usług IMBAstaff. Klienci są związani umowami i innymi zobowiązaniami dotyczącymi poufności dotyczącymi Twoich danych. 

Organy państwowe:
W razie potrzeby udostępniamy Twoje dane rządowi, policji, organom ścigania.

Co z bezpieczeństwem danych podczas korzystania z Sinch?
Ponosisz odpowiedzialność za bezpieczne przetwarzanie danych logowania do systemu Sinch, w szczególności hasła, które Ci przydzieliliśmy lub które sam wybrałeś. Te dane logowania są wyłącznie do użytku osobistego. Nie możesz udostępniać danych uwierzytelniających ani innych informacji o koncie innym osobom ani stronom trzecim.

Prawa podmiotów danych
Masz prawo odmówić podania danych. Konsekwencją takiego działania może być niewykonanie przez  IMBAstaff zawartej z Tobą umowy. Przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych, usunięcia po upływie wskazanych okresów oraz prawo żądania ich sprostowania. 

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych:
Twoje dane są niezbędne, aby zrealizować zawarte umowy. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż brak podania danych uniemożliwia udzielanie informacji lub realizacji umowy.

Jak radzimy sobie ze zmianami w niniejszej Polityce prywatności?
Warunki tego oświadczenia mogą się od czasu do czasu zmieniać. Opublikujemy wszystkie istotne zmiany w tym oświadczeniu poprzez odpowiednie powiadomienie za pośrednictwem Sinch lub poprzez skontaktowanie się z Tobą za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.